Guider
Kontorsinredning för företag som växer, skalbar lösning
Hur inreder ett växande företag kontoret så att det håller över tid?
En vanlig riktlinje är att räkna med ungefär 10-12 kvadratmeter per arbetsplats när man planerar för framtida utökning. Genom att välja modulära möbelserier som går att komplettera under flera år och skapa flexibla zoner kan företaget lägga till nya platser utan att behöva göra om hela inredningen. Till exempel kan man börja med en bas av kontorsstolar och höj- och sänkbara skrivbord som senare kompletteras med fler enheter från samma serie, samt använda skärmväggar som enkelt kan flyttas för att skapa nya mötes- eller fokuszoner.
Välj modulära möbelserier som går att komplettera
När ett företag räknar med att antalet anställda kommer att öka är det klokt att satsa på möbelserier som har ett tydligt system för tilläggskomponenter. Det innebär att stolar, skrivbord och förvaringsenheter har samma grundmodul och att man kan köpa fler delar utan att behöva byta ut befintliga möbler. På så sätt slipper man den kostnad och det avfall som ett helt nytt inköp skulle innebära. Det är också en fördel att hålla sig till en färgpalett som är neutral nog att fungera både i dagens och morgondagens lokaler, till exempel grå, vit eller svart med möjlighet att lägga till accentfärg i textilier eller tillbehör senare.
Skapa flexibla zoner som kan byggas ut
En kontorsplan som är uppdelad i zoner gör det enkelt att anpassa ytan efter behov. Arbetsplatszonen kan bestå av rader med skrivbord som lätt kan förlängas med ytterligare moduler när fler personer anställs. Möteszonen kan bestå av flyttbara bord och stolar som kan samlas till större konferensgrupper eller delas upp i mindre samtalsrum beroende på antalet deltagare. Fokuszonen, där medarbetare behöver ostörd tid, kan utrustas med skärmväggar eller ljudabsorberande paneler som går att flytta eller ta bort när ytan behövs för något annat. Genom att tänka i block istället för fasta väggar får man en layout som växer med organisationen.
Planera för högre arbetsplatstäthet utan att tappa arbetsro
När lokalen blir trängre är det viktigt att fortfarande erbjuda en bra arbetsmiljö. Ett sätt är att välja skrivbord med smal profil och stolar som ger god ergonomi trots mindre fotavtryck. Höj- och sänkbara skrivbord gör det möjligt för varje medarbetare att växla mellan sittande och stående arbete, vilket kan minska trötthet även i tätare miljöer. Dessutom kan man använda ljudabsorberande takplattor eller golvmattor för att dämpa ljudnivån när fler personer delar samma yta. På så sätt kan man öka antalet arbetsplatser per kvadratmeter utan att nödvändigtvis öka stressnivån.
Återbruk och flytt av befintliga möbler vid expansion
Istället för att köpa nytt vid varje tillväxtfas kan man se över vad som redan finns och hur det kan flyttas eller omplaceras. En kontorsstol som fortfarande är i gott skick kan enkelt flyttas till en ny arbetsplats eller användas som extra stol i ett mötesrum. Skrivbord med stabil ram går ofta att demontera och montera ihop igen på en annan plats, särskilt om de har standardiserade fästen. Genom att dokumentera vilka möbler som finns och var de är placerade gör man det lättare för facility-teamet att planera en flytt utan att behöva köpa nytt. Detta spar både pengar och minskar miljöpåverkan.
Fasa in inköp i takt med tillväxt
En stor engångsinvestering i möbler kan belasta kassan och leda till att man köper mer än vad som behövs just då. Ett alternativ är att lägga upp en inköpsplan som följer personalökningen. Till exempel kan man kvartalsvis beställa ett visst antal nya kontorsstolar och skrivbord baserat på prognosen över nyanställda. På så sätt sprids kostnaden över tid och man har möjlighet att justera valen om behovet förändras. Det ger också utrymme att utvärdera hur väl de första möblerna fungerar innan man bestämmer sig för större volymer. En sådan strategi passar särskilt väl för små och medelstora företag som vill hålla koll på både budget och flexibilitet. För etappvisa inköp med volympriser och faktura är vår sida för företag och B2B en bra utgångspunkt.
Praktiska tips för att komma igång
Börja med att göra en enkel inventering av nuvarande möbler och deras skick. Rita upp en grundplan som visar var arbetsplatserna, möteszonerna och fokuszonerna ligger idag. Markera ytor som kan användas för framtida utökning och tänk på hur modulära element kan placeras där. När ni väljer nya produkter, kontrollera att de tillhör en serie med tydliga tilläggsdelar och att färgen går att matcha med senare inköp. Avsluta med att sätta upp en budget för inköp som delas upp i etapper, exempelvis var sjätte månad, och koppla den till personalprognosen. På så sätt blir kontorsinredningen en levande del av företagets tillväxt snarare än en statisk kostnad.
Om du vill ha hjälp att lägga upp en skalbar inredningsplan för ditt växande företag är du välkommen att kontakta oss för en kostnadsfri planering och offert.
Vanliga frågor
Vad menas med modulär inredning i ett kontorssammanhang?
Modulär inredning innebär att möbler och byggdelar är utformade i standardiserade enheter som enkelt kan läggas till, tas bort eller flyttas utan att man behöver byta ut hela möblemanget. Det gör det enkelt att anpassa kontoret efter förändrade behov.
Hur kan jag tänka på färgval när jag planerar för framtida kompletteringar?
Välj en neutral basfärg för större möbler såsom skrivbord och förvaring, till exempel grå, vit eller svart. Sedan kan du lägga till färg genom tyger, kuddar eller väggpaneler som enkelt kan bytas ut eller kompletteras senare utan att helhetsintrycket störs.
Är det möjligt att behålla samma ergonomiska nivå när jag ökar antalet arbetsplatser per kvadratmeter?
Ja, genom att välja skrivbord med smal profil och stolar som ger bra stöd trots mindre fotavtryck samt genom att komplettera med ljudabsorberande material kan man bibehålla en god arbetsmiljö även när ytan blir mer utnyttjad.
Hur vet jag om en möbelserie verkligen går att komplettera över tid?
Fråga leverantören om deras produktplanering och om de garanterar att samma modell eller kompatibla tilläggsdelar kommer att finnas tillgängliga under flera år framåt. Kontrollera också att reservdelar och tillbehör finns att beställa enkelt.
Vad är skillnaden mellan att återbruka möbler och att köpa nytt vid expansion?
Återbruk innebär att man flyttar, renoverar eller omplacerar befintliga möbler som fortfarande är funktionella, vilket sparar pengar och minskar avfall. Att köpa nytt innebär en större engångsinvestering och kan leda till överkapacitet om behovet förändras snabbt. En kombination av båda metoderna är ofta mest kostnadseffektiv.
Få hjälp med rätt val
Vill du ha rådgivning eller en offert anpassad efter er verksamhet? Kontakta oss så tar vi fram ett förslag som passar ert kontor och er budget.
