Planering & flytt

Kontorsflytt – checklista och vanliga misstag

En kontorsflytt är ett av de största besluten ett företag tar kring sin arbetsmiljö. Det är också det bästa tillfället att se över möblerna, för det är sällan billigare eller enklare att byta ut skrivbord, stolar och förvaring än när allt ändå ska packas och flyttas. Den här guiden ger dig en kontorsflytt checklista som täcker tidslinjen, inventeringen och besluten om vad som ska följa med till de nya lokalerna.

Kontakta oss

Köpguide

Det här är värt att tänka på

Börja tre till sex månader före flyttdatum. Då hinner ni inventera möblerna, besluta vad som ska följa med och beställa det som behöver ersättas utan att betala för expressleveranser.

Inventera först: möbler i gott skick som passar den nya lokalen följer med, slitna eller fel dimensionerade byts ut. En flytt är också rätt tillfälle att se över ergonomin, till exempel höj- och sänkbara skrivbord.

Ja, vi levererar i hela Sverige och kan tidsätta leveransen så att möblerna kommer till den nya adressen i samband med inflytt.

Tidslinje för kontorsflytten

De flesta kontorsflyttar underskattas tidsmässigt. Räkna baklänges från inflyttningsdatumet och sätt delmål. En rimlig tidslinje för ett mindre eller medelstort kontor ser ut ungefär så här: • 3 till 6 månader före: Säg upp eller omförhandla nuvarande hyresavtal. Mät upp de nya lokalerna och gör en grov planlösning. Utse en flyttansvarig internt. • 2 till 3 månader före: Inventera alla möbler och all utrustning. Besluta vad som behålls, säljs, skänks eller slängs. Begär offerter på nya möbler och på flyttfirma. • 1 till 2 månader före: Beställ nya möbler så att leveransen kan samordnas med inflyttningen. Boka flyttfirma, informera personalen och uppdatera adressen hos leverantörer, kunder och myndigheter. • 2 veckor före: Packa det som inte används dagligen. Märk allt med rum eller zon enligt planlösningen. • Flyttveckan: Flytta, montera och koppla in. Planera för att de första dagarna i nya lokalen går åt till att komma i ordning.

Inventera möblerna innan du packar

Inventeringen är det viktigaste steget i hela checklistan, och det som oftast hoppas över. Gå igenom varje arbetsplats och varje rum och notera skick, ålder och funktion på det som står där. En enkel lista i tre kolumner räcker: behåll, ersätt, avveckla. Vad ska behållas?: Möbler i gott skick som passar den nya planlösningen följer med. Kontrollera särskilt att skrivbordens mått fungerar i de nya rummen, ett bord som passade det gamla kontorslandskapet kan vara för stort för de nya cellkontoren, eller tvärtom. Vad ska ersättas?: Var ärlig i bedömningen. Stolar med sliten mekanik, skrivbord med skadade skivor och förvaring som aldrig räckt till kostar mer i irritation än de sparar i inköp. Att flytta en dålig möbel kostar dessutom samma flyttkrona som att flytta en bra. Tumregeln är enkel: det som redan idag skapar problem ska inte packas ner. Vad ska avvecklas?: Möbler som varken behövs i nya lokalen eller är värda att spara kan säljas begagnat, skänkas eller lämnas till återvinning. Ju tidigare det beslutet tas, desto mindre behöver flyttas i onödan.

Nystarten: rätt tillfälle att tänka ergonomi

När personalen ändå byter arbetsplats är motståndet mot förändring som lägst. Det gör flytten till rätt tillfälle att lyfta arbetsmiljön: • Höj- och sänkbara skrivbord minskar stillasittandet och är idag standard på många kontor. Att införa dem vid flytten är enklare än att byta ut bord ett och ett i efterhand. • Ergonomiska kontorsstolar med justerbar höjd och bra ryggstöd gör störst skillnad för dem som sitter många timmar per dag. • Skärmväggar hjälper till med avskildhet och akustik om den nya lokalen är ett öppet landskap. • Genomtänkt förvaring från start förhindrar att kartonger från flytten blir stående i månader. Hur du planerar helheten, från planlösning till val av möbler för olika zoner, går vi igenom i vår guide om att inreda kontor.

Samordna leveransen av nya möbler

Ett vanligt misstag är att beställa nya möbler för sent, så att personalen sitter på pinnstolar de första veckorna, eller för tidigt, så att kartonger blockerar den gamla lokalen. Sikta på att nya möbler levereras direkt till den nya adressen dagarna kring inflyttningen. Vi levererar i hela Sverige och företagskunder handlar mot faktura med 30 dagars betalningsvillkor, med volympriser vid större beställningar. Läs mer om hur det fungerar på vår sida för företag.